مشاورMBA

اقتصادی email:gh_alibeigi@yahoo.com

حسابداری مکانیزه یا دستی
نویسنده : غلامرضاعلی بیگی - ساعت ۱٠:٠۸ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/۱۱/٢۱
 

همه آنهایی که بنوعی فعالیت تجاری ویا تولیدی ویا هرنوع فعالیتی که بنوعی نیاز به ثبت وضبط مالی نیاز داشته با سیستم مالی دستی ومکانیزه آشنایی دارند.

 درگذشته کارفرمایان قبل از اینکه سیستمهای مکانیزه مالی ونرم افزارهای آماده بوجود آید ازسیستمهای دستی که توسط حسابداران باتجربه انجام میشد به ثبت وضبط عملیات مالی میپرداختند وهرچند این سیستمها با سختیهایی همراه بود ولی صاحبان سرمایه وکار حداقل از این اطمینان داشتند که نگهدارنده عملیات مالی آنها فرد با تجربه ایی است زیرا درسیستمهای دستی حسابدار علاوه براینکه باید با علم حسابداری بصورت کامل آشنا باشد بلکه باید تجربه کاری لازم را نیز دارا باشد تا بتواند عملیات شناسایی حساب وثبت حسابداری وتهیه ترازنامه وسود وزیان و...را بخوبی ودرستی انجام دهد.

 درسیستمهای حسابداری مکانیزه وبه لطف نرم افزارهای آماده حتی کسانی که علم حسابداری را نیز بلد نباشند به راحتی نسبت به ثبت وضبط عملیات اقدام میکنند وحتی در بازاربسیاری از تجار احساس میکنند که  درصورت  آشنایی به عملکرد ونحوه استفاده از این نرم افزارها عملیات حسابداری به راحتی توسط خود آنها یا فرزندان ویا کارمندان ساده قابل انجام بوده ونیاز به استخدام حسابداران با تجربه وهزینه زیاد نمیباشد.

 آنچه امروز اتفاق میافتد درواقع دربیشتر شرکتها وفعالیتهای تجاری بهره مندی از یک سیستم حسابداری تحلیلی ومدون نیست که این خود منجر گردیده تا بسیاری از این فعالیتها بدلیل بهره گیری از یک سیستم ورود اطلاعات مکانیزه نه حسابداری تحلیلی وکاربردی نتوانند بخوبی فعالیتهای تولیدی وصنعتی وتجاری خود را با یک حسابداری تحلیلی وجامع ودقیق همراه نمایند وحسابداران امروزی بیشتر شبیه ابزار هستند تا تحلیل گر وهمانند قسمتی از نرم افزار مالی درراستای ورود اطلاعات بهره وری دارند.

 نرم افزارهای مالی باوجود محاسن زیادی که دارند ولی بدلیل اینکه از یک پایه ورود اطلاعات همانند فاکتور فروش ویا دریافت وپرداخت بصورت اتوماتیک هرلحظه ثبت تمامی عملیات را بدون اینکه کاربر از اصول آن آگاه باشد یا نباشد انجام میدهند این امر باعث میگردد تا در طول زمان حتی حسابداران تحصیل کرده نیز با استفاده از این نرم افزارها از نظر علمی وتخصصی بسیار تقلیل یابند.وهمچنین درنرم افزارهای مالی حتی اگر عملیات به اشتباه انجام گردد هیچ جا دیده نشده وسیستم همیشه تراز وسود وزیان ارائه مینمایدکه این نیز از مهمترین مخاطرات استفاده از این نرم افزارهاست ودرکنار این موضوع میتوان به مهمترین مبحث آن یعنی اختلال درسیستم را نیز باید اضافه کرد.

 درنرم افزارهای حسابداری اگر حسابداری به سیستم دستی مسلط نباشد وعلم حسابداری را در سطح قابل قبولی نداند نخواهد توانست درصورتی که یک عملیات لازم دارد بصورت ترکیبی در چند سرفصل تاثیر گذار باشدانجام دهدوفقط بصورت ساده عمل میشود بنابرین گذارشات این چنین سیستمی بسیار ساده بوده وبه این علت بسیاری از استفاده کنندگان درطول زمان با بهره مندی از این سیستمها بخوبی درمیابند که کاربردوتاثیر گذاری  حسابداران سنتی  درسیستمشان بسیار بیشتر از سیستمهای مکانیزه بوده که از توسط کاربران غیرتخصصی استفاده میگردد.

 برای جبران این نقیصه لازم است تا کارفرمایان در استفاده از سیستمهای مکانیزه حتما" از حسابذاران خبره بهره بگیرند تا آنها بتوانند در جهت گزارشدهی مناسب از آیتم ثبت سند دستی (درسیستمهای مکانیزه) نیز درکنار ورود اطلاعات جاری برای مواردی که نیاز به صدور اسناد ترکیبی دارد نیز اقدام نمایند وهمچنین بصورت مقطعی نسبت به بررسی حسابها وانجام اصلاحات مورد لزوم بپردازند.

 بنابراین برخلاف باور خیلی ها که نرم افزارها وسیستم های مالی مکانیزه عملیات را دقیقتر ومناسبتر کردند در صورتیکه توسط حسابداران خبره استفاده نگردد ممکن بسیار نامطمئن تر وغیر قابل اتکائ بوده ودربسیاری مواقع کارفرمایان را با ضررهای هنگفت واشتباهات غیر قابل جبران رودر رو نمایند.